Em meio às tarefas diárias de uma associação, a gestão de documentos muitas vezes é deixada em segundo plano. Mas você sabia que uma boa guarda documental pode ser o que salva sua entidade em uma fiscalização, renovação de parceria ou prestação de contas? Neste post, vamos te mostrar por que isso é tão importante, os riscos de uma gestão desorganizada e dicas práticas para evitar dores de cabeça.
Por que a guarda adequada de documentos é tão importante?
Mesmo sendo sem fins lucrativos, a associação tem obrigações legais, fiscais, contábeis e administrativas. Documentos são provas dessas obrigações e comprovam a regularidade da entidade, tanto perante o governo quanto perante parceiros e financiadores.
Além disso:
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São exigidos em prestação de contas de convênios públicos e privados;
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Ajudam na transparência da gestão;
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Facilitam auditorias e revisões;
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Servem de respaldo em situações jurídicas ou fiscais.
Quais os riscos de uma má gestão documental?
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Perda de recursos ou parcerias: se a associação não conseguir apresentar relatórios ou comprovantes exigidos, pode ser desclassificada de editais e convênios.
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Multas e autuações: ausência de documentos fiscais ou contábeis em fiscalizações pode gerar penalidades.
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Problemas internos: sem controle de atas, contratos ou registros, a gestão se torna frágil e vulnerável.
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Desorganização em transições de diretoria: nova gestão pode ficar perdida sem acesso ao histórico da entidade.
Dicas para fazer uma boa guarda de documentos
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Crie uma rotina de arquivamento
Estabeleça uma agenda mensal para arquivar notas fiscais, contratos, relatórios, atas e comprovantes. -
Organize por categorias e datas
Divida os documentos em categorias (contábil, fiscal, jurídico, recursos humanos, projetos, etc.) e armazene em ordem cronológica. -
Digitalize, mas não jogue fora o original
Tenha cópias digitais para facilitar o acesso, mas mantenha os documentos físicos conforme o prazo legal de guarda. -
Faça backup regular dos arquivos digitais
Use nuvem (como Google Drive ou OneDrive) e um HD externo como segurança adicional. -
Crie um manual interno de gestão documental
Oriente os membros da equipe sobre onde guardar, como nomear e por quanto tempo manter os documentos. -
Consulte um contador ou advogado quando tiver dúvidas
Principalmente sobre prazos legais e documentos que não podem ser descartados.
Exemplos de prazos de guarda (mínimo legal)
| Documento | Prazo mínimo |
|---|---|
| Livros contábeis e fiscais | 5 anos |
| Contratos e convênios | 10 anos ou conforme cláusula |
| Comprovantes de pagamento | 5 anos |
| Folha de pagamento e guias de FGTS | 30 anos |
| Atas de assembleia | Permanente |
| Declarações à Receita Federal (DCTF, ECF etc.) | 5 anos |
Conclusão
Gerenciar documentos com responsabilidade não é apenas uma obrigação, mas um ato de proteção à missão e à credibilidade da associação. Uma organização bem documentada transmite confiança, facilita a captação de recursos e evita problemas legais e fiscais.
Se a sua associação ainda não tem um sistema de gestão documental estruturado, este é o momento ideal para começar. E se precisar de ajuda, nossa equipe contábil está pronta para orientar você nessa jornada.
